Papierloses Archiv

Dokumenten- und Knowledge Management - Unternehmensweit geschäftliche Unterlagen und eMails sicher archivieren

Durch die steigende Vielfalt und Menge an Briefen, Faxen, eMails und anderen Dokumenten, wird es für die Unternehmen immer schwieriger Aktenordner, PC-Festplatten und eMailsysteme geordnet zu halten. Da der Gesetzgeber Kaufleute und somit auch jedes Unternehmen verpflichtet, alle geschäftsrelevanten Unterlagen 6 bzw. 10 Jahre aufzubewahren, sind viele Unternehmen auf der Suche nach einem geeigneten Ablagesystem.

Erzielen Sie mit dem Einsatz eines Dokumentenmanagements (DMS) eine problemlose Archivierung Ihrer Dokumente unter Berücksichtigung der gesetzlichen Anforderungen und  steigern Sie zusätzlich die Produktivität der Mitarbeiter.

Nach einer eingehenden Analyse der Unternehmensprozesse integrieren und betreuen wir gern, die für Sie optimale Lösung in Ihrem Unternehmen. Entdecken und nutzen daher auch Sie diese Vorteile:

• Zeitersparnis bei Suchvorgängen hauptsächlich bei älteren nicht mehr aktuellen Vorgängen

• Platzersparnis

• echter Zugriffsschutz, auch in ihrer Abwesenheit haben nur zugelassene Mitarbeiter haben Zugriff auf die Dokumente

• hohe Sicherheit vor Informationsverlust durch tägliche Backups

• ortsunabhängiger Zugriff auf Informationen möglich

• zeitgleiche Nutzung von Informationen durch die Mitarbeiter

• gewohnte Kennzeichnung, Stempelung von Dokumenten möglich, ebenso die Entfernung von den Notizen

• Suche nach Indexkriterien oder Volltext

• Steuerung von Kenntnisnahme und Genehmigung sowie Wiedervorlage

• Wahrung der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

• Historie und Revisionsverfolgung der Dokumente

• Verschlagwortung/Indizierung direkt aus der Applikation heraus (Office, Mail, ERP, PPS etc.)

»»» Hier erhalten Sie weitere Details.

Kundenreferenz: IMAS GmbH Halle/Saale (Anwenderlösung der Bernhard Starke GmbH)

"Schon nach kurzer Zeit haben sich unsere Mitarbeiter an die elektronische Ablage gewöhnt. Besonders freut es mich über den Zugriff auf die Dokumente von unterwegs und dass niemand mehr im Archiv verschwinden muss."; Annette Böhme, Geschäftsführerin